De start van een nieuw jaar is vaak hét moment om processen tegen het licht te houden. Wat werkt nog? Wat is ooit logisch ontstaan, maar inmiddels kwetsbaar geworden?
Voor veel zorgorganisaties geldt dat in het bijzonder voor externe inhuur.
Externe inhuur is de afgelopen jaren structureel onderdeel geworden van de personeelsmix. Tegelijkertijd is de manier waarop inhuur is georganiseerd daar niet altijd in meegegroeid. Wat begon als een praktische oplossing, is op veel plekken uitgegroeid tot een complex landschap van contractvormen, leveranciers en afspraken.
Wanneer inhuur kwetsbaar wordt
In veel organisaties zie je dat inhuur:
- versnipperd wordt aangevraagd en beheerd
- per afdeling anders is ingericht
- afhankelijk is van individuele kennis in plaats van vastgelegde afspraken
Dat lijkt misschien vooral een organisatorisch probleem, maar de impact reikt verder. Met de aankomende wet- en regelgeving verschuift de verantwoordelijkheid steeds nadrukkelijker richting de inlener. Daarmee wordt gebrek aan overzicht niet alleen onhandig, maar ook risicovol.
De rol van de inlener verandert
Waar externe inzet lange tijd vooral werd gezien als iets tussen bureau en professional, wordt steeds duidelijker dat de inlenende organisatie een actieve rol heeft. Denk aan:
- het kunnen onderbouwen van de gekozen inhuurvorm
- inzicht in contractuele afspraken
- het aanleveren en borgen van juiste arbeidsvoorwaarden
- en het kunnen aantonen dat inzet voldoet aan juridische en fiscale wet- en regelgeving
Zonder centrale regie is dat nauwelijks beheersbaar. Zeker niet wanneer externe professionals langdurig worden ingezet iets wat in de zorg door arbeidsmarktkrapte eerder regel dan uitzondering is.
Compliance is geen papieren exercitie
Compliance wordt vaak geassocieerd met regels, documenten en controles achteraf. In de praktijk zit het risico juist in het ontbreken van structuur vooraf.
Wanneer niet helder is:
- wie extern werkt
- via welk bureau
- onder welke voorwaarden
- en wie waarvoor verantwoordelijk is
ontstaat er ruimte voor fouten, onjuiste aannames en discussies achteraf. Niet omdat organisaties het niet goed willen doen, maar omdat het overzicht ontbreekt.
Regie op inhuur als randvoorwaarde
Regie op inhuur gaat niet over minder flexibiliteit, maar over betere keuzes. Het betekent dat externe inzet geen losse oplossing is, maar onderdeel van een bewuste personeelsstrategie.
Dat vraagt om:
- centrale afspraken
- duidelijk eigenaarschap
- eenduidige processen
- en transparantie richting leveranciers
Organisaties die dit op orde hebben, ervaren niet alleen meer grip op kosten, maar vooral rust en voorspelbaarheid in een steeds complexer speelveld.
Van goede voornemens naar structurele keuzes
2026 vraagt niet om nóg een tijdelijke maatregel of extra controle achteraf. Het vraagt om structurele keuzes over hoe je externe inhuur organiseert en beheert.
In mijn trainingen Regie op inhuur werk ik met (zorg)organisaties aan die basis: inzicht, verantwoordelijkheid en werkbare inrichting van inhuurprocessen. Zodat inhuur geen terugkerend risico is, maar een beheersbaar onderdeel van het personeelsbeleid.
Goede voornemens zijn waardevol.
Maar echte vooruitgang begint bij regie.
