Ik kom het overal tegen: zorginstellingen die samenwerken met tientallen leveranciers, elk met hun eigen voorwaarden, tarieven en contactpersonen. Vaak is dat historisch zo gegroeid. Iedere afdeling heeft ‘een vaste contactpersoon’, aanvragen lopen via mail of WhatsApp, en als het maar geregeld is… dan is het goed.

Totdat het niet goed meer is.

Want dan blijkt er geen overzicht te zijn, geen duidelijkheid over afspraken, en lopen de marges, toeslagen of inzetduren uit de hand. Of erger nog: je loopt risico’s op het gebied van compliance of aansprakelijkheid.

Dat kan anders. Sterker nog: dat móet anders als je grip wilt houden op je inhuur.

In de praktijk zie ik vaak dat leveranciers vooral worden ingezet als snelle oplossing: “we hebben iemand nodig, wie heb je beschikbaar?” Maar een leverancier is geen noodlijn voor als het brandt. Het is een partner. Een verlengstuk van je organisatie. En zoals bij elke samenwerking geldt: zonder heldere afspraken, duidelijke verwachtingen en regelmatig overleg, ontstaat er al snel ruis. Dat kost tijd, energie en vertrouwen aan beide kanten.

Een goede samenwerking begint bij een simpele, maar cruciale vraag: wat wil je eigenlijk dat een leverancier voor je doet? Verwacht je alleen dat ze kandidaten leveren, of wil je ook dat ze meedenken over de planning en bezetting? Zoek je een partij die wacht op jouw aanvraag, of juist een leverancier die proactief geschikte kandidaten aandraagt? En hoe belangrijk zijn bereikbaarheid, screening en flexibiliteit voor jouw organisatie?

Als je die uitgangspunten niet vooraf scherp hebt, ontstaat er al snel miscommunicatie. En dan wordt een samenwerking al snel een losse transactie, in plaats van een relatie die waarde toevoegt.

Goede samenwerking betekent: duidelijke kaders, eerlijke afspraken en regelmatig bijsturen. In de praktijk betekent dat:

• Vastleggen van tarieven én wat erin zit
  Spreek af wat het tarief dekt. ORT, overwerk, reiskosten.
• Heldere afspraken over screening
  Zeker in de zorg wil je weten of iemand bevoegd, bekwaam en betrouwbaar is. Leg vast wie daarvoor verantwoordelijk is en hoe dit wordt aangetoond.
• Duidelijkheid over inzetduur
  Tijdelijke inzet moet tijdelijk blijven. Spreek af wanneer en hoe de inzet wordt geëvalueerd. Vermijd dat iemand jarenlang ‘blijft hangen’ zonder plan of heroverweging.
• Beperk het aantal schakels
  Hoe meer partijen tussen jou en de kandidaat zitten, hoe onduidelijker de aansprakelijkheid en hoe hoger de marge. Werk zoveel mogelijk direct of met vaste leveranciers.
• Evalueer prestaties op basis van data
  Lever snelheid, matchkwaliteit, communicatie en uitval regelmatig input voor een open gesprek. Niet om af te rekenen, maar om samen te verbeteren.

Ik geloof in lange relaties met leveranciers die je organisatie écht kennen. Die weten waar je voor staat, wat je nodig hebt en hoe de werkvloer werkt. Maar vertrouwen betekent niet: “we regelen het wel onderling.” Vertrouwen bouw je op door transparantie, afspraken en wederzijds eigenaarschap.

Dat betekent ook dat je durft te zeggen wanneer iets niet werkt. En dat je ruimte geeft voor feedback terug. Alleen dan ontstaat er een samenwerking waarin iedereen zich serieus genomen voelt inclusief de professionals die je via hen inzet.

Werken met leveranciers is niet iets wat je ‘erbij’ doet. Het vraagt net zo goed om beleid, structuur en onderhoud als elke andere samenwerking in je organisatie.

Mijn advies? Begin klein. Leg één set basisafspraken vast, breng je leveranciers in kaart en start met evalueren. Je zult zien: alleen al daardoor ontstaat er meer rust, overzicht én vertrouwen.